Gli obiettivi del progetto

Gli obiettivi prefissati dall’azienda sono in sintesi i seguenti:

• Informatizzare e standardizzare quei processi aziendali che ancora erano in gran parte manuali, come: produzione, CRM, logistica e acquisti, controllo della qualità;
• Avere una migliore integrazione con la progettazione e sistemi quali: PDM e CAD/CAM;
• Avere una maggiore visibilità sulle informazioni del patrimonio aziendale, soprattutto nelle aree di produzione, vendite, logistica/acquisti e controllo di gestione;
• Introdurre la contabilità industriale, in modo da avere un sistema strutturato di calcolo e controllo dei costi, sia a livello previsionale sia di consuntivazione periodica.

La realizzazione

Per la realizzazione della soluzione e il raggiungimento degli obiettivi dichiarati, sono stati presi in considerazione i seguenti fattori:

• Il livello di maturità dell’utenza nell’utilizzo di soluzioni strutturate;
• L’incompletezza dei dati anagrafici, soprattutto nell’ambito produttivo;
• L’utilizzo di CAD 3D parametrico ancora in avvio e di limitata copertura;
• La mancanza di standardizzazione e condivisione nella definizione dei processi;
• La necessità di trovare il giusto punto di equilibrio tra operatività di gestione e risultati ottenuti.

Area produzione

L’area produzione era la più complessa da implementare in quanto, pur essendo la più vasta e importante a livello aziendale, era anche la meno informatizzata e definita. È stata dunque l’area di partenza dell’intero progetto, e anche quella che da sola ha influenzato tutte le altre aree (logistica, acquisti, vendite, controllo di gestione).

Anagrafica Articoli

L’anagrafica articoli, inizialmente divisa in articoli d’acquisto e di progettazione, è stata unificata e la codifica rivista. Siamo partiti dalla codifica già presente nell’area progettazione (semilavorati e prodotti finiti) e abbiamo rivisto tutti gli altri articoli, di acquisto, di consumo ecc.

Anagrafica distinte base

La distinta base è l’elemento cardine di tutta la produzione.

E’ infatti attraverso una corretta impostazione della DB che otteniamo da una parte le informazioni necessarie alla determinazione di costi e margini operativi e, dall’altra, l’automatizzazione di fabbisognazione, prelievi e versamenti.

Come primo passo abbiamo definito quegli articoli da gestire per sottoscorta, individuando poi quegli articoli che non dovevano entrare nella DB.

Infine abbiamo definito quegli articoli che dovevano entrare nella DB come voce generica e non a dettaglio: tra questi abbiamo deciso di includere la lamiera. Il vantaggio è stato quello di semplificare i passaggi di lavorazione a fronte di un errore accettabile nel calcolo dei costi di lamiera (abbiamo introdotto un costo medio).

Lavorazioni e cicli di lavorazione

La soluzione adottata è stata quella di considerare inizialmente le specifiche fasi con un minore livello di dettaglio. Le lavorazioni definite pertanto sono, in realtà, blocchi di lavorazioni che includono più fasi effettive.

Reparti e celle di produzione

In linea con la struttura di cicli e fasi di lavorazione, abbiamo individuato 5 reparti e altrettante celle di produzione. Abbiamo dunque individuato come ottenere il giusto livello di dati per il controllo di gestione senza appesantirne la gestione operativa.

L’azienda si avvale anche di molti terzisti e per questo abbiamo definito lavorazioni e reparti esterni, per permettere la gestione automatica di emissione bolle di trasporto e altri elementi comunemente presenti in questi casi.

Area logistica e magazzini

Dato che l’azienda lavora su commessa abbiamo suddiviso i magazzini in due sezioni:

1. Sezione generica: per tutti i materiali i cui acquisti non derivano da commesse specifiche; sono i materiali gestiti a sottoscorta come lamiere e materiali di consumo;
2. Sezione riservata: per tutti i materiali acquistati in base a specifiche commesse; ad esempio motori, alberi, giunti, pulegge.

La sezione riservata è organizzata a isole, che vengono identificate dalle relative commesse. All’interno dei reparti produttivi sono stati designati dei magazzini WIP.

Per i materiali di consumo e le lamiere gli scarichi in produzione vengono effettuati manualmente.

Area acquisti

Le richieste di acquisto possono essere manuali o automatiche (sottoscorta, fabbisogni).

Durante la fase di progettazione si richiedono materiali dotati di determinate specifiche (ad esempio, motori di una data potenza) e sono poi i buyer a definire la marca e il fornitore delle componenti necessarie.

In alcuni casi, il cliente può richiedere una determinata marca. Queste richieste, anche per via di un frequente maggior onere, vengono gestite e definite all’atto dell’offerta. In tal caso i buyer acquistano la marca desiderata dal fornitore più adeguato.

L’area acquisti ora viene alimentata anche automaticamente dalla fabbisognazione di produzione o dalla gestione dei sottoscorta.

Area vendite e CRM

La gestione delle vendite parte dall’offertazione, attività che viene svolta utilizzando il sistema già in uso. La produzione dell’offerta e la configurazione del prodotto sono realizzate attraverso un sistema dedicato.

I documenti relativi all’offerta, o che sono serviti nella definizione della stessa, vengono inclusi come allegati nell’ordine di vendita e nell’ordine di produzione. Nella seconda fase del progetto sarà implementato anche il CRM per la gestione dei rapporti con i clienti.

Area contabilità e controllo di gestione

L’area contabile non ha presentato problemi o singolarità, e sono stati implementati i moduli riguardanti ciclo attivo, ciclo passivo, contabilità generale, banche e tesoreria.

Per quanto riguarda il controllo di gestione, l’alimentazione arriva dai versamenti di produzione e dalle registrazioni contabili. Si è adottato un controllo di gestione a costi standard per la parte di produzione.

Area controllo qualità

L’inserimento del modulo di controllo qualità ha come obiettivo iniziale un maggior controllo e reperimento dei dati di difettosità.

Vi sono alcuni test sui prodotti finiti che vengono effettuati da società esterne preposte e prevedono il rilascio di documentazione che ne certifica il buon esito. Per garantire la massima trasparenza, i documenti rilasciati in questa fase vengono allegati in fase di spedizione così da rimanere a disposizione dei clienti.